Um Veranstaltungen erfolgreich und zielgerecht durchzuführen, sollten bereits im Vorfeld einige Überlegungen angestellt werden. Um die Richtung nicht zu verlieren, sollte man ein Ziel definieren, eine Idee kreieren um das Thema perfekt in Szene zu setzen. Der klar optimierten Zielgruppe(n) unterliegen alle weitergehenden Schritte (Konzeption, Programm, Werbemitteleinsatz, usw.)

• + Ausgangslage

Verstehen Sie die Ausgangslage Ihrer Veranstaltung, einschließlich der Anforderungen und Rahmenbedingungen.

• + Zielgruppe

Definieren Sie Ihre Zielgruppe(n) genau, da sie den gesamten Planungsprozess beeinflusst.

• + Ziele

Setzen Sie klare Ziele für Ihre Veranstaltung, sei es die Kundenbindung, Produktpräsentation oder Feierlichkeit.

• + Motto/Aufhänger

Entwickeln Sie ein Motto oder einen Aufhänger, um das Thema Ihrer Veranstaltung kreativ in den Vordergrund zu stellen.

• + Strategie

Entwerfen Sie eine strategische Herangehensweise, um Ihre Ziele zu erreichen.

• + Zeitplan

Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der die zeitliche Abfolge aller Aktivitäten umfasst.

• + Location

Wählen Sie den passenden Veranstaltungsort unter Berücksichtigung von Größe, Lage und Atmosphäre.

• + Catering

Planen Sie das Catering und die Verpflegung für Ihre Gäste entsprechend den kulinarischen Vorlieben Ihrer Zielgruppe.

• + Risikomanagement

Identifizieren Sie mögliche Risiken und entwickeln Sie einen Plan zur Risikominimierung.

• + Nachhaltigkeit

Berücksichtigen Sie nachhaltige Praktiken und umweltfreundliche Lösungen bei der Veranstaltungsplanung.

• + Technische Anforderungen

Berücksichtigen Sie die technischen Bedürfnisse wie Ton- und Lichttechnik, Präsentationstechnik usw.

• + Budget

Legen Sie ein Budget fest, um die finanziellen Aspekte Ihrer Veranstaltung zu steuern.

Nach der Präsentation des Konzeptes werden gegebenenfalls noch Kundenwünsche angepasst und anschließend kann zur Phase der Planung übergegangen werden. In dieser Phase wir das Konzept nun organisiert. So werden die technischen Pläne für den Aufbau erstellt, die Produktion von Drucksachen geplant und natürlich das Einholen von Genehmigungen begonnen. Gerade für das Einholen der Genehmigungen sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Bekanntlich mahlen die Mühlen der Bürokratie langsam. Die wichtigsten Punkte die es zu beachten gilt haben wir in der folgenden Liste nochmals kurz für Sie zusammengefasst:

• + Raumbedarf/Örtlichkeit
• + Anzahl Gäste
• + Event-Partner (wird ein externer Partner benötigt?)
• + Programm
• + Ablaufplan mit Timing
• + Rahmenprogramm/Künstler/Showeinlagen
• + Vertragliches / Rechtliches
• + Werbung / Produktion / Einladungen /Offerteinholung / Produktionsablauf
• + Inhalte diverser Werbemittel
• + Anmeldungen
• + Eingangskontrolle
• + Transport und Logistik
• + Unterkunft
• + Notfallplanung
• + Umweltschutz
• + Versicherungen
• + Catering
• + Beschilderung und Wegführung
• + Garderobe und Garderobenpersonal
• + Sicherheitsdienst
• + Technische Hilfsmittel/Infrastruktur /Messe-Technik
• + Dekoration
• + Fotograf
• + usw.

Die Realisierung ist der Schritt, in dem alle Vorbereitungen und Entscheidungen, die in den vorangegangenen Phasen getroffen wurden, in die Tat umgesetzt werden. Hier sind einige wichtige Aspekte und Stichpunkte für die Realisierungsphase:

• + Auf- und Abbau

Beginnen Sie mit dem Aufbau aller notwendigen Einrichtungen, Bühnen, Technik und Dekorationen gemäß dem zuvor erstellten Plan. Stellen Sie sicher, dass alles reibungslos verläuft und rechtzeitig fertiggestellt wird.

• + Durchführung des Events

Sobald der Aufbau abgeschlossen ist, beginnt das eigentliche Event. Hier sollten alle geplanten Aktivitäten, Präsentationen, Vorträge und Unterhaltungseinlagen pünktlich starten.

• + Koordination

Koordinieren Sie alle beteiligten Teams, Lieferanten und Dienstleister, um sicherzustellen, dass jeder seinen zugewiesenen Aufgabenbereich erfüllt.

• + Notfallmanagement

Haben Sie einen Notfallplan bereit, um unerwartete Situationen wie Sicherheitsprobleme oder technische Pannen zu bewältigen.

• + Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation während des Events reibungslos verläuft und dass alle Teams und Mitarbeiter gut miteinander kooperieren.

• + Gästebetreuung

Sorgen Sie für die Betreuung und das Wohlbefinden der Gäste, um sicherzustellen, dass sie sich wohl fühlen und das Event genießen können.

• + Qualitätskontrolle

Überwachen Sie die Qualität aller Dienstleistungen und Aktivitäten, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen entsprechen.

• + Unerwartete Ereignisse

Seien Sie bereit, auf unerwartete Ereignisse zu reagieren und in geringem Maße umzuplanen oder nachzubessern, falls etwas nicht wie geplant verläuft.

• + Reibungsloser Ablauf

Ihr Hauptziel in dieser Phase ist es, einen reibungslosen Ablauf des Events sicherzustellen, damit Ihre Gäste eine unvergessliche Erfahrung haben.

Die Realisierungsphase erfordert eine präzise Koordination und die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, um sicherzustellen, dass Ihr Event ein voller Erfolg wird.